Política de comunicação

A Política de Comunicação é um conjunto articulado e planejado de princípios, ações, diretrizes e posturas que objetivam favorecer o relacionamento sistemático, continuado e competente de uma organização com os seus públicos estratégicos. Como instrumento de gestão, tem como finalidade contribuir para projetar a marca, a imagem e a reputação por meio da explicitação de procedimentos adequados a serem adotados uniformemente por suas várias instâncias administrativas. A Política de Comunicação tem ainda uma forte ligação com o modelo de gestão e à cultura organizacional, que a avalizam e a legitimam, provendo condições para que ela seja implementada e assumida por todos os seus públicos internos.

Assim, a Política de Comunicação da Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo - Prevcom considera a história e a área de atuação da Fundação, o seu vínculo com o setor público e a necessidade de aumentar a sua visibilidade junto aos seus públicos estratégicos e à sociedade de maneira geral. É baseada na missão, na visão, nos valores e nos princípios que norteiam as ações da entidade e tem como desafio unificar o discurso e a linguagem adotados pelos canais e produtos de comunicação e relacionamento.

A Política de Comunicação da Prevcom visa disciplinar e orientar a comunicação e o relacionamento institucional da entidade com seus públicos, bem como atender à necessidade constante de informações dos seus participantes, aposentados e pensionistas. Objetiva ainda estabelecer as diretrizes e os deveres dos gestores, funcionários e parceiros nos processos de construção e fortalecimento da imagem da Fundação, assim como na defesa da reputação da Prevcom de modo geral.

Entre as bases utilizadas para a construção dessa Política de Comunicação estão a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, e a Resolução CNPC nº 32, de 4 de dezembro de 2019, que priorizam a transparência como fator fundamental à gestão das entidades de previdência complementar. Seu planejamento e execução são de responsabilidade da Diretoria de Relacionamento Institucional – DRI, com apoio da Diretoria Executiva e aprovação do Conselho Deliberativo, pois o comprometimento de toda a estrutura administrativa da Fundação é imperativo para que a implantação das ações e instrumentos de comunicação e de relacionamento sejam bem-sucedidos e tragam os benefícios esperados.

A Política de Comunicação é comprometida com o momento de sua elaboração e deve ser sistematicamente avaliada para que possa merecer as atualizações necessárias em virtude de mudanças ocorridas nos objetivos estratégicos da organização, no mercado e na sociedade. Portanto, é anualmente revista e, quando há necessidade de alteração estratégica, cabe à DRI propor a atualização.

A Prevcom precisa de uma comunicação mais dinâmica e abrangente, que ao mesmo tempo demonstre que a Fundação já está bem alicerçada e fortalecida. Por isso, esta Política de Comunicação aborda estratégias para lidar com desafios que não se restringem ao território do Estado de São Paulo, nem ao âmbito dos servidores públicos. Trata de conceitos amplos, não se prendendo em questões pontuais e cotidianas de como fazer: apenas dá as diretrizes do que deve ser feito para alcançar as metas e aplainar o caminho. A Política também não privilegia nenhum público específico, pois entende que todos são fundamentais para a consecução dos resultados

A Política de Comunicação se norteia mediante os valores da Prevcom e é baseada nos seguintes princípios e boas práticas de comunicação corporativa: 

• Ética
• Transparência
• Responsabilidade
• Honestidade
• Integridade
• Tempestividade
• Excelência 
• Criatividade
• Simplicidade
• Clareza
• Objetividade
• Proatividade
• Excelência técnica
• Inovação

DIRETRIZES GERAIS

As diretrizes que permeiam as ações de comunicação estabelecidas nesta Política estão alinhadas aos objetivos estratégicos da Prevcom e visam disciplinar a forma pela qual a Entidade irá se comunicar e se relacionar com seus públicos de interesse, disseminando seus valores, atendendo suas obrigações e primando pela excelência dos serviços prestados. São elas:

• Promover, consolidar e valorizar a imagem institucional da Prevcom.
• Divulgar a Prevcom e seus planos de benefícios, privilegiando sua solidez, credibilidade, capacidade técnica e resultados;
• Definir estratégias de comunicação e relacionamento visando maior número de participantes, fortalecimento da imagem e melhor interação com os públicos-alvo;
• Promover a cultura financeira e previdenciária junto aos participantes, patrocinadores e servidores em geral;
• Estimular e fortalecer o relacionamento com participantes, beneficiários, patrocinadores, parceiros e sociedade em geral;
• Normatizar o relacionamento da Prevcom com os seus públicos, evitando qualquer forma de distinção, preconceito ou regalia;
• Segmentar a comunicação e os veículos utilizados de acordo com os públicos estratégicos para maior eficácia na transmissão da mensagem;
• Unificar o discurso institucional em todos os canais de comunicação e relacionamento;
• Cumprir as obrigações legais quanto ao fornecimento de informações ao público-alvo e às entidades fiscalizadoras;
• Promover a importância da comunicação como ferramenta estratégica de gestão;
• Aprimorar constantemente o fluxo de informações entre a Prevcom e seus públicos de interesse, maximizando a transparência nas ações comunicativas e de relacionamento;
• Estabelecer uma identidade visual e verbal coerente com o propósito da Prevcom, zelando pela sua integridade;
• Promover sensação de pertencimento e motivar os colaboradores por meio de ações de interação;
• Servir de guia para o Plano de Comunicação e Relacionamento anual da Diretoria de Relacionamento Institucional.

A Prevcom se relaciona com os seguintes públicos de interesse:

PÚBLICO EXTERNO (PRIORITÁRIO E SECUNDÁRIO)

• Participantes e assistidos
  
• Participantes ativos
• Participantes ativos facultativos
• Participantes ativos anteriores
• Participantes autopatrocinados
• Aposentados
• Pensionistas
  
  
• Potenciais participantes (servidores públicos de todos os planos administrados pela Fundação)
  
  
• Patrocinador (Estados e municípios – todos os poderes, órgãos e entidades)
  
  
• Servidores/empregados das Áreas de Recursos Humanos (lidam diretamente com a Prevcom)
• Governadores
• Prefeitos
• Chefes dos Poderes, Órgãos e Entidades
  
  

• Órgãos fiscalizadores

• Previc
• TCE (órgão fiscalizador)

SECUNDÁRIO

• Veículos de comunicação e imprensa e demais profissionais de comunicação e marketing
• Governos estaduais e municipais
• Receita Federal
• Abrapp
• Sindapp
• ICSS
• Sindicatos de Servidores Públicos
• Formadores de opinião e público em geral
• Bancos, instituições financeiras, auditores independentes, prestadores de serviço e demais parceiros.

PÚBLICO INTERNO

• Conselho Deliberativo
• Representantes do patrocinador
• Representantes dos participantes
• Conselho Fiscal
• Representantes do patrocinador
• Representantes dos participantes
• Conselho Consultivo
• Comitês Gestores (representantes dos poderes, órgãos e entidades)
• Diretoria Executiva
• Funcionários
• Prestadores de serviço interno
• Mongeral Aegon (empresa parceira, responsável pela força de vendas)

Para que a comunicação seja eficaz e construa relacionamentos consistentes com os diversos públicos de interesse, é importante viabilizar a aplicabilidade das ações e estratégias por meio de orientações claras e acessíveis, com foco na transparência e boa qualidade das informações.

Os conteúdos devem priorizar aspectos como:

• Linguagem simples e acessível;
• Segmentação para os diversos públicos considerando suas características, necessidades e interesses;
• Humanização;
• Alinhamento entre as mensagens transmitidas e os dados técnicos;
• Coerência e padronização entre as mensagens informativas veiculadas por diferentes canais de comunicação e atendimento.

A Prevcom utilizará os canais mais eficientes para cumprimento das diretrizes previstas nesta Política, considerando o teor da mensagem, o público e as melhores práticas do mercado.

DIRETRIZES ESPECÍFICAS

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

• Divulgar a Fundação, os planos de benefícios e suas vantagens, os resultados financeiros e demais informações relevantes por meio de canais de comunicação próprios, pela distribuição de press-releases para veículos de comunicação de grande alcance e mídia especializada;
• Centralizar a divulgação de dados e produção de conteúdo na Assessoria de Comunicação;
• Traduzir os valores, visão e missão da Fundação em todos os produtos e canais de comunicação;
• Intensificar o relacionamento com os órgãos de imprensa especializada e imprensa em geral, por meio do trabalho de Assessoria de Imprensa;
• Aumentar a presença e o engajamento da Prevcom nas redes sociais e manter processos focados na produção de conteúdo relevante e de qualidade para audiências específicas por meio da Assessoria de Mídias Digitais;
• Centralizar as informações institucionais a serem transmitidas para quaisquer interlocutores externos;
• Seguir um padrão estético em todos os produtos e canais de contato com o público-alvo (papelaria, site, redes sociais, campanhas, apresentações, etc), conforme recomendações da Assessoria de Comunicação;
• Considerar pesquisas de satisfação qualitativas e quantitativas, monitoramento de mídias digitais e temas demandados por meio dos canais de atendimento para o planejamento e execução das ações;
• Elaborar anualmente um plano de comunicação e marketing, considerando os objetivos, canais e público de interesse.

COMUNICAÇÃO COM PARTICIPANTES E BENEFICIÁRIOS

• Divulgar aos participantes e beneficiários regularmente os resultados financeiros obtidos pela Prevcom e demais dados dos planos, assim como qualquer informação que requeira ação tempestiva ou programada;
• Promover a educação financeira e previdenciária aos participantes, beneficiários e seus familiares por meio do Programa Conta Comigo;
• Desenvolver campanhas de incentivo para aumentar nível de poupança dos participantes por meio de aportes extraordinários e portabilidades;
• Monitorar constantemente as demandas dos participantes por meio da Supervisão de Atendimento ao Participante e convertê-las, se necessário em material informativo;
• Realizar eventos periódicos com os participantes e assistidos;
• Criar, sempre que possível, hotsites específicos para os diversos órgãos que compõem o patrocinador, com acesso direto ao site da Prevcom;
• Promover a Prevcom entre os servidores públicos classificados como potenciais participantes por meio de palestras e plantões de atendimento;
• Antecipar a divulgação de assuntos complexos, a fim de transmitir clareza e transparência;
• Realizar pesquisas de satisfação periodicamente a fim de promover a melhoria dos serviços prestados pela Fundação.
  

RELACIONAMENTO COM O PATROCINADOR

• Manter constante relacionamento com as áreas de direção, gestão de pessoas e de comunicação dos patrocinadores;
• Realizar eventos periódicos com os representantes dos patrocinadores.

RELACIONAMENTO COM A IMPRENSA

• Promover ações periódicas que permitam conquistar espaço espontâneo nos veículos de comunicação;
• Estabelecer um trabalho contínuo de assessoria de imprensa por meio de vínculos com profissionais de mídia;
• Divulgar informações sobre a Fundação por meio da produção de press-releases;
• Priorizar o atendimento à imprensa;
• Dar suporte aos porta-vozes da Fundação antes, durante e depois das entrevistas.

As fontes da Prevcom serão definidas de acordo com o assunto e tema da demanda em questão, sendo a Diretoria Executiva fonte prioritária.

Os demais membros dos colegiados e colaboradores somente poderão ser utilizados como fonte com o devido consentimento, conforme normas internas.

COMUNICAÇÃO INTERNA

• Definir estratégias para criação de uma cultura corporativa que traduza os valores e objetivos da Prevcom;
• Divulgar conteúdos de interesse dos colaboradores por meio dos canais de comunicação interna (e-mail e intranet);
• Dar suporte à área de Recursos Humanos no desenvolvimento de ações dirigidas aos colaboradores.

Todas as organizações, independentemente do seu porte ou da sua área de atuação, estão sujeitas a crises, que podem ou não ser desencadeadas por problemas de gestão ou operacionais. A falta de planejamento ou competência em comunicação também contribui para a ocorrência de crises. Qualquer que seja o motivo de uma crise, ela pode impactar negativamente os negócios, a imagem e a reputação de uma organização.

Esta política visa disciplinar e orientar a comunicação também nesses momentos, pois durante as crises, é fundamental estar capacitado para interagir, com profissionalismo e agilidade, com todos os seus públicos estratégicos. Isso significa dispor de canais eficazes, de fontes competentes e autorizadas para esse relacionamento, de um planejamento e de uma cultura adequada de comunicação que favoreça a gestão da crise.

Na Prevcom, o Diretor-presidente é o principal executivo a pronunciar-se em momentos de crise, podendo delegar, conforme o assunto, um preposto. Antes do pronunciamento, contudo, é necessário o entendimento amplo e preciso dos motivos reais que deram origem à crise e das alternativas para solucioná-la.

Logo, todas as áreas e todos os setores da Prevcom envolvidos (inclusive a comunicação) devem estar sintonizados em relação à versão oficial da Fundação sobre a crise. Esse consenso evita que surjam declarações contraditórias que possam ser utilizadas pelos públicos e pela mídia, contribuindo para acirrar a crise e afetar a credibilidade da entidade. A Prevcom deve sempre assumir uma postura pró-ativa em situações críticas, evitando tornar-se refém dos acontecimentos e da divulgação interna e externa que pode, nesses casos, fugir do seu controle e propiciar a repercussão de fatos e versões que não são verdadeiros. Ao mesmo tempo, a entidade precisa adotar a transparência e evitar, sempre que possível, debater publicamente divergências com os públicos envolvidos (em particular com a imprensa), privilegiando a relação amigável e democrática como postura básica.

À Diretoria de Relacionamento Institucional caberá indicar, especialmente para conhecimento dos seus públicos internos, as fontes que estão autorizadas a se manifestar oficialmente pela entidade em momentos de crise. Essa decisão será comunicada pela alta administração e terá de ser seguida por todos os gestores. A Prevcom precisa dedicar atenção especial ao relacionamento com a mídia durante a ocorrência de crises, pois a imprensa desempenha papel fundamental na formação da opinião pública. Isso significa que, sempre que possível, as demandas dos veículos e jornalistas sejam consideradas nesses momentos, visando estabelecer parcerias e favorecer o esclarecimento.

Obrigatoriamente, as entrevistas para a imprensa devem ser mediadas pela Assessoria de Imprensa, que deverá contribuir para orientar as fontes em relação ao perfil dos veículos e jornalistas envolvidos no processo de divulgação em situações críticas. A Prevcom deve monitorar a divulgação pela mídia dos fatos ou motivos que originaram a crise e acompanhar, com atenção, a repercussão e o impacto dessa divulgação, adotando procedimentos e posturas adequados para dar conta das circunstâncias da cobertura midiática. No fim da crise, a DRI poderá elaborar um relatório sobre essa cobertura e avaliar internamente, com a alta administração, a repercussão do período, buscando reunir elementos que favoreçam o aprendizado para a ocorrência futura de fatos semelhantes.

Em situações de crise, é fundamental dar atenção às mídias sociais, porque elas, de forma imediata e sem controle, podem impactar a imagem e a reputação. Uma boa gestão da comunicação nesses ambientes virtuais, que não deve ser iniciada apenas quando da ocorrência de uma crise, garante a adesão e a boa vontade de representantes dos públicos estratégicos da Prevcom, parcerias importantes em momentos críticos. O monitoramento constante da repercussão da crise nas mídias sociais e uma postura caracterizada por pró-atividade, transparência e disposição para a interação e o esclarecimento representam boas práticas e atenuam os impactos.

As estratégias e ações de comunicação deverão respeitar as disposições da Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, dos demais normativos internos e da legislação vigente.

A Política de Comunicação da Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo – Prevcom deve ser considerada em conjunto com outras Políticas, Regimentos e Manual de Normas e Procedimentos adotados pela entidade, tais como o Manual de Governança, o Código de Ética e Conduta, o Estatuto, o Guia de Aplicação da Marca, entre outros. 

Os assuntos tratados nesta Política devem ser divulgados para aplicação e aderência por todos os envolvidos. Também podem vir a ser objeto de detalhamento em outros documentos normativos específicos, sempre alinhados aos princípios e diretrizes aqui estabelecidos.