A Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo (Prevcom) iniciou a implantação do projeto Prevcom Digital para aprimorar o gerenciamento e o fluxo da documentação da entidade. O sistema utilizará a plataforma DocFlow que permite aos usuários a criação, a tramitação, o controle, o armazenamento e compartilhamento de documentos e processos. O acervo da Fundação será digitalizado com reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e permanecerá disponível na ferramenta.
O DocFlow possibilita pesquisa instantânea de dados, acesso via Web, armazenamento de documentos criptografados em nuvem, assinatura digital e eletrônica na tramitação. Além destas aplicações, ele proporciona economia do espaço destinado a arquivos físicos, viabiliza o desenho de fluxo de trabalho, automatiza os processos entre as áreas e a abertura de conexão com parceiros externos.
A capacidade de integração com programas de planejamento e de previdência complementar (Sistema Corporativo), de relacionamento com os participantes e patrocinadores (CRM) e aplicativos móveis (Apps) confere agilidade e maior produtividade a toda estrutura operacional. O acompanhamento das atividades pode ser realizado por meio de um painel de controle (Dashboard) e haverá o envio automático de e-mails com alertas para os documentos com prazos.
O trabalho é desenvolvido pela área de Tecnologia da Informação da Prevcom e envolverá todas as equipes da entidade. O pessoal de TI realizará encontros de discussão e treinamento dos colaboradores que serão responsáveis pela utilização do fluxo de trabalho (workflow) e difusão dos conceitos e orientação dos funcionários quanto ao manuseio da plataforma e suas funcionalidades.
